Fakture, profakture i naplata

Kako da vodiš fakture i profakture u Rentyx-u bez grešaka i dupliranja.

Ovaj vodič pokriva pregled svih dokumenata, izdavanje novih faktura/profaktura, rad sa statusima i plaćanjem, kao i izvoz podataka za računovodstvo.

Preporuka: prvo pročitaj deo o listi dokumenata i kreiranju fakture, a zatim se vrati na sekcije o statusima i izvozu kada kreneš sa realnim nalozima.

1. Lista i pretraga faktura / profaktura

Pregled · Filteri · Paginacija

Stranica „Fakture i profakture” je centralno mesto za pregled svih dokumenata koje si izdao iz Rentyx-a – faktura, profaktura i drugih vrsta obračuna. Ovde možeš da pretražuješ, filtriraš, štampaš, eksportuješ u Excel i otvaraš detalje svakog dokumenta.

Rentyx modul ne zamenjuje zvanični knjigovodstveni softver – on ti pomaže da napraviš i pratiš fakture vezane za rezervacije vozila. Za PDV evidencije, poreske prijave i zvanične finansijske izveštaje i dalje treba da koristiš računovodstveni program i da se konsultuješ sa računovođom.

1.1 Gornji deo – naslov i glavne akcije

U gornjem levom uglu nalazi se naslov „Fakture i profakture” i ispod njega:

  • Ukupno dokumenata: X – ukupan broj faktura i profaktura koje ispunjavaju trenutne kriterijume (bez obzira na trenutnu stranicu).
  • Kratka napomena koja objašnjava da je ovo operativni modul za fakturisanje na osnovu rezervacija, a ne kompletan knjigovodstveni sistem.

U gornjem desnom uglu su tri ključne akcije:

  • 🖨️ Štampa – otvara pregled liste spreman za štampu ili PDF. U obzir se uzimaju svi aktivni filteri, a ne samo trenutna stranica.
  • ⬇️ XLSX – eksportuje sve filtrirane dokumente u Excel fajl (takođe po trenutnim filterima, za ceo set).
  • + Nova faktura – otvara formu za kreiranje nove fakture (/invoices/create).
Filteri važe i za štampu i za eksport

Štampa i XLSX eksport koriste iste filtere kao i trenutni prikaz liste – ako su, na primer, podešeni period i status „Plaćeno”, u štampi i eksportu će biti samo plaćene fakture iz izabranog perioda, bez obzira na paginaciju.

1.2 Prekidanje između faktura i profaktura

Ispod zaglavlja nalazi se mali prekidač sa dve kartice:

  • Fakture – prikazuje isključivo dokumente tipa Faktura (doc_type=invoice).
  • Profakture – prikazuje isključivo Profakture (doc_type=proforma).

Klik na jednu od kartica menja aktivni tip dokumenta i resetuje paginaciju na prvu stranu. Bojom je istaknuta kartica koja je trenutno aktivna (Fakture ili Profakture).

Zašto je prekidač koristan?

U praksi se fakture i profakture često posmatraju odvojeno – zato Rentyx odmah nudi dva režima pregleda umesto jednog „sve u gomili”. I dalje možeš da koristiš ostale filtere (datume, status, pretragu) unutar izabranog tipa.

1.3 Filteri – kako sužavaš listu dokumenata

Ispod prekidača se nalazi kartica sa filterima. Tu podešavaš šta tačno želiš da vidiš u listi:

  • Pretraga Jedno polje koje traži po više kolona:
    • Broj fakture (invoice_number),
    • naziv klijenta (c.name),
    • napomena dokumenta (i.note).
    Dovoljno je da uneseš bilo koji deo teksta (npr. deo broja fakture ili deo imena klijenta).
  • Od / Do (datum izdavanja) Dva datumska filtera koja se odnose na datum izdavanja dokumenta (issue_date):
    • Od – prikazuje samo dokumente izdane od tog datuma pa naviše.
    • Do – prikazuje dokumente izdane do tog datuma zaključno.
    Možeš koristiti samo „Od”, samo „Do”, ili oba za konkretnu vremensku ravan.
  • Status Padajuća lista sa sledećim vrednostima:
    • Svi statusi – ne filtrira po statusu.
    • Nacrt – dokument je u pripremi, nije „izdat”.
    • Izdato – faktura/profaktura je zvanično izdata.
    • Poslato – poslato klijentu (npr. emailom).
    • Plaćeno – u potpunosti izmireno.
    • Delimično plaćeno – postoji deo koji je još uvek neplaćen.
    • Dospelo – prošao je datum dospeća, a dokument nije u potpunosti plaćen.
    • Storno – stornirana faktura / dokument.
  • Po stranici Određuje koliko dokumenata vidiš na jednoj stranici:
    • 20 – podrazumevano,
    • 50,
    • 100.
    Ovo utiče samo na prikaz; ukupan broj dokumenata ostaje isti.

Ispod polja su dva dugmeta:

  • Primeni – primenjuje sve izabrane filtere i učitava novu listu iz baze.
  • Obriši filtere – vraća na podrazumevani prikaz (Fakture, bez pretrage, bez datuma, bez statusa, 20 po stranici). Kada filteri nisu aktivni, dugme je „sivo” i onemogućeno.
Logika filtera

Filteri se kombinuju po principu „i” (AND). Na primer, ako uneseš deo imena klijenta, izabereš status Plaćeno i postaviš period „Od 01.01. do 31.01.”, dobićeš samo dokumente koji: odgovaraju toj pretrazi, imaju status Plaćeno i izdati su u tom periodu.

1.4 Tabela dokumenata (desktop prikaz)

Kada postoje dokumenti koji zadovoljavaju filtere, prikazuje se tabela sa kolonama:

  • Broj i tip U prvom redu stoji broj dokumenta (npr. 2025-0015). Ako broj nije dodeljen, prikazuje se interni ID (npr. #37). Ispod je „pill” oznaka koja jasno pokazuje tip:
    • Faktura,
    • Profaktura,
    • Knjižno odobrenje (ako se koristi).
  • Klijent Prikazuje naziv klijenta (client_name). Ako klijent nije povezan, biće prikazano „—”. Duga imena se skraćuju sa tri tačke, ali su u potpunosti vidljiva u tooltip-u.
  • Datumi Dva ključna datuma:
    • Izdato – datum izdavanja dokumenta (issue_date),
    • Dospeće – datum do kada bi dokument trebalo da bude plaćen (due_date).
    Ako neki datum nije unet, prikazuje se „—”.
  • Status Status je prikazan kao obojeni bedž (Nacrt, Izdato, Poslato, Plaćeno…), tako da brzo vidiš u kom je dokument stanju. Boje su usklađene sa logikom: Plaćeno zeleno, Dospelo crveno, Delimično plaćeno žuto itd.
  • Iznos Prikazuje ukupan iznos dokumenta sa dve decimale i valutom: 12.000,00 RSD ili druga valuta ako je definisana na dokumentu.
  • Akcije U poslednjoj koloni je dugme „Detalji” koje vodi na stranicu: /invoices/show?code=… – detaljan pregled fakture / profakture.
Skraćivanje dužih naziva

Ime klijenta i broj dokumenta mogu biti dugački – u tabeli su zato skraćeni trotačkom (…) radi preglednosti, ali kompletna vrednost postoji u sistemu i možeš je videti u detaljima dokumenta.

1.5 Mobilni prikaz – kartice umesto tabele

Na manjim ekranima (telefon, manji tablet) klasična tabela postaje nepraktična, zato je Rentyx automatski menja vertikalnim karticama.

  • Gornji deo kartice prikazuje:
    • broj dokumenta (npr. „2025-0015”),
    • desno bedž sa statusom (npr. Plaćeno, Dospelo).
  • Ispod je oznaka tipa (Faktura / Profaktura / Knjižno odobrenje) u vidu šarenog „pill” bedža.
  • U mreži ispod stoje ključne informacije:
    • Klijent – naziv klijenta (skraćen ako je predugačak).
    • Izdato – datum izdavanja.
    • Dospeće – datum dospeća.
    • Iznos – ukupan iznos dokumenta.
  • Cela kartica je klikabilna – klik vodi direktno na detalje dokumenta.
Zašto poseban mobilni prikaz?

Ovako možeš lako da radiš sa fakturama i profakturama i na telefonu – bez horizontalnog skrolovanja, sitnog teksta i „gađanja” malih linkova. Sve ključne informacije su složene u par reda koji se lako čitaju prstom.

1.6 Prazno stanje – kada nema dokumenata

Ako ne postoji nijedan dokument koji odgovara zadatim filterima, umesto tabele videćeš „prazno stanje” sa porukom: „Nema faktura po zadatim kriterijumima.”

  • + Nova faktura – otvara formu za kreiranje prve fakture.
  • Resetuj filtere – briše sve filtere i prikazuje celokupnu listu (za podrazumevani tip – Fakture).
Kada se ovo najčešće dešava?

Najčešće kada:

  1. postaviš vrlo uzak vremenski period (npr. jedan dan),
  2. izabereš status koji trenutno nema nijedan dokument (npr. „Storno”),
  3. ili pogrešno otkucaš deo broja ili imena klijenta u polju „Pretraga”.
1.7 Paginacija i „Prikazano X–Y od Z”

Kada ima više dokumenata nego što staje na jednu stranicu (npr. više od 20), ispod liste se pojavljuje paginacija.

  • Navigaciona dugmad:
    • « Prva – skok na prvu stranicu.
    • ‹ – prethodna stranica.
    • › – sledeća stranica.
    • Poslednja » – skok na poslednju stranicu.
    Kada si već na prvoj ili poslednjoj strani, odgovarajuća dugmad su onemogućena.
  • Između strelica su brojevi stranica – istaknuta je (tamna) ona na kojoj se trenutno nalaziš.
  • Ispod paginacije stoji tekst tipa: „Prikazano: 21–40 od 130” – znači da na ovoj stranici vidiš dokumente od 21. do 40. po redu, a ukupno ih ima 130.
Tipičan tok rada sa listom faktura

U svakodnevnom radu scenarijo obično izgleda ovako:

  1. Izabereš da li radiš sa Fakturama ili Profakturama.
  2. Postaviš period (npr. tekući mesec) i po potrebi status (npr. Dospelo).
  3. Po potrebi ukucaš deo broja fakture ili ime klijenta u polje „Pretraga”.
  4. Otvaraš dokument klikom na „Detalji” ili celu karticu na mobilnom.
  5. Po potrebi štampaš ili eksportuješ filtriranu listu u XLSX za računovodstvo.

Kada završiš, uvek možeš da klikneš „Obriši filtere” i vratiš se na početni pregled svih faktura.

Fakture Profakture Lista dokumenata Filteri Paginacija Štampa / XLSX

2. Kreiranje nove fakture ili profakture

Novi dokument · Povezivanje rezervacije · Validacija

Ekran „Nova faktura / profaktura” koristiš da napraviš novi dokument na osnovu postojeće rezervacije ili potpuno „od nule”. Rentyx će ti pomoći da automatski popuni klijenta, rezervaciju i stavke (najam vozila, dodatne naknade…), ali ti uvek imaš kontrolu nad iznosima, popustima i porezima.

Dokument može biti tipa Faktura ili Profaktura. U zavisnosti od statusa rezervacije, sistem će neke opcije automatski dozvoliti ili onemogućiti (npr. za rezervaciju u statusu Nacrt možeš izdati samo profakturu, a za rezervacije koje su prošle najam dozvoljena je samo konačna faktura).

  • Gde se nalazi ekran „Nova faktura / profaktura”.
  • Kako biraš tip dokumenta (Faktura / Profaktura).
  • Kako biraš klijenta i rezervaciju.
  • Kako funkcionišu stavke, popusti i PDV.
  • Koja pravila validacije se proveravaju pri snimanju.
2.1 Kako da otvoriš ekran „Nova faktura / profaktura”
  • Sa liste dokumenata Fakture i profakture – klik na dugme „+ Nova faktura” u gornjem desnom uglu vodi na rutu /invoices/create.
  • Sa detalja rezervacije – dugme tipa „Napravi fakturu” ili „Napravi profakturu” otvara istu formu, ali sa dodatnim parametrom ?reservation_id=…. U tom slučaju na vrhu ćeš videti napomenu: „Kreirano iz rezervacije XYZ”, a sistem će:
    • prepopuniti klijenta,
    • izabrati odgovarajuću rezervaciju u polju „Rezervacija”,
    • i automatski popuniti stavke računa (najam vozila, dodaci…) na osnovu podataka iz rezervacije.

Ako modul „Fakture” nije uključen na nalogu, pristup ovom ekranu nije moguć i prikazuje se poruka da je modul isključen.

Rad iz rezervacije vs „od nule”

Najčešći i preporučeni način je izrada fakture direktno iz rezervacije – tada Rentyx automatski zna koji klijent, koja rezervacija, koje vozilo, koji period i koja cena treba da stoje na dokumentu. Ručni unos „od nule” je koristan za posebne račune (npr. dodatne usluge, doplate) ili kada želiš da izradiš dokument koji nije vezan za konkretnu rezervaciju.

2.2 Odabir tipa dokumenta – Faktura ili Profaktura

Na vrhu forme nalazi se prekidač sa dve kartice:

  • Faktura – konačan račun koji knjigovodstvo koristi kao osnov za knjiženje.
  • Profaktura – ponuda / predračun, najčešće se koristi pre uplate.

Kada klikneš na karticu, menja se vrednost polja „Tip dokumenta” i skriveno polje doc_type u formi (invoice ili proforma). Aktivna kartica je obojena tamno, druga je svetla.

  • Ako formu otvoriš bez rezervacije, po pravilu su ti oba tipa dostupna.
  • Ako formu otvoriš iz rezervacije:
    • za rezervaciju u statusu Nacrt – dozvoljena je samo Profaktura,
    • za ostale statuse (npr. Potvrđena, Preuzeto, Vraćeno, Završena) – dozvoljena je samo Faktura.
    Nedostupna kartica je prikazana bleđe i onemogućena (ne može da se klikne).
Zašto su neke opcije zaključane?

Pravila oko statusa rezervacije i tipa dokumenta sprečavaju tipične greške: npr. da izdaš fakturu za rezervaciju koja još nije potvrđena ili da dupliraš profakture/fakture za isti najam.

2.3 Osnovni podaci dokumenta

U levom delu forme popunjavaš osnovne informacije o fakturi / profakturi:

  • Tip dokumenta – informativno polje koje prikazuje šta je trenutno izabrano (Faktura ili Profaktura). Menja se kada promeniš tab iznad.
  • Broj dokumenta – polje je zaključano i uvek prikazuje tekst: „Biće dodeljen automatski pri snimanju”. Broj računa određuje sistem, prema pravilima numeracije (vidi dole).
  • Datum izdavanja – datum kada „izdaješ” dokument. Po podrazumevanom podešavanju je današnji datum, ali možeš da ga promeniš.
  • Rok plaćanja – datum dospeća dokumenta. Po podrazumevanom podešavanju je 7 dana posle današnjeg datuma, ali i ovo možeš da prilagodiš.

Ispod toga se nalaze polja za klijenta, valutu i rezervaciju:

  • Klijent – bira se iz padajuće liste već postojećih klijenata u modulu „Klijenti”.
    • iznad liste je polje „Počni da kucaš naziv klijenta…”,
    • pretraga radi po više podataka odjednom (ime, JMBG, MB, PIB, telefon, email),
    • lista se uživo filtrira dok kucaš, a prvi rezultat se automatski predlaže.
    Klijent je obavezno polje – bez njega dokument ne može da se snimi.
  • Valuta – tekstualno polje, default RSD. Po potrebi možeš uneti npr. EUR ili drugu dogovorenu oznaku, ali preporuka je da koristiš standardne valutne kodove.
  • Rezervacija – padajuća lista rezervacija za izabranog klijenta.
    • kad izabereš klijenta, lista prikazuje samo njegove rezervacije,
    • za profakture se nude uglavnom rezervacije u statusu Nacrt ili Potvrđena koje još nemaju izdato profakturu,
    • za fakture se izbacuju nacrti i rezervacije koje već imaju konačnu fakturu.
    Kada ovde izabereš rezervaciju, sistem će automatski da popuni stavke računa na osnovu te rezervacije (vozila, trajanje, dodatne naknade…).

Na dnu ove kolone je polje „Napomena” – slobodan tekst za interne informacije ili napomene za klijenta (uslovi plaćanja, dodatna objašnjenja…).

Povezivanje sa profakturom

Kada praviš fakturu iz rezervacije koja već ima izdate profakture, pojaviće se polje „Poveži sa profakturom”:

  • tu možeš da izabereš jednu od postojećih izdatih profaktura za tu rezervaciju,
  • ako je izabereš, broj te profakture se automatski dodaje u napomenu fakture u formatu tipa „Faktura na osnovu profakture PF-2025-001.”

Ovo ti pomaže da kasnije uvek znaš koja faktura je nastala iz kog predračuna.

2.4 Pregled ukupnih iznosa (Osnovica, popust, PDV)

U desnoj koloni nalazi se blok „Iznosi” koji prikazuje zbirne vrednosti za ceo dokument:

  • Osnovica – zbir količina × cena za sve stavke, pre popusta i poreza.
  • Popust ukupno – zbir svih popusta po stavkama.
  • PDV ukupno – zbir iznosa PDV-a po stavkama.
  • Ukupan iznos – konačna suma koju klijent treba da plati.

Ovi iznosi se automatski osvežavaju dok menjaš stavke (količine, cene, popuste, PDV) i daju ti brzu kontrolu da li je račun urađen ispravno.

Konačan obračun

Iako se iznosi izračunavaju u realnom vremenu u browser-u, konačan obračun uvek radi server pri snimanju. To znači da će sistem ponovo izračunati popuste i poreze prilikom upisa u bazu, tako da se oslanjaš na tačne iznose čak i ako je internet veza bila nestabilna ili preglednik „zakasnio” sa osvežavanjem.

2.5 Stavke računa – rad sa tabelom

U nastavku forme nalazi se odeljak „Stavke računa” – tabela u kojoj definišeš šta se tačno fakturiše.

  • Ako si došao iz rezervacije ili si u polju „Rezervacija” izabrao konkretnu rezervaciju, sistem će automatski popuniti stavke:
    • za svako vozilo u rezervaciji dobijaš posebnu stavku („Najam vozila [registarski broj / marka model] (period)”),
    • količina je broj dana ili sati najma, u zavisnosti od režima,
    • jedinica je dan, h ili usl,
    • jedinična cena se računa iz ukupne cene po vozilu,
    • svaka dodatna naknada (npr. aerodromska taksa, dečije sedište…) dolazi kao posebna stavka sa sopstvenom količinom i cenom.
  • Ako kreiraš račun „prazan”, dobićeš jedan prazan red koji možeš da popuniš ručno (opis, količina, cena…). Uvek možeš da dodaš, izmeniš ili obrišeš stavke koje su došle iz rezervacije – sistem ih ne „zaključava”.

Svaka stavka ima sledeće vidljive kolone:

  • Opis – tekst stavke (najčešće „Najam vozila…”, dodatne usluge itd.).
  • Količina – broj dana, sati ili komada. Ako uneseš 0 ili negativan broj, sistem će prilikom snimanja to korigovati na minimum 1.
  • J.m. (jedinica mere) – npr. dan, h, kom, usl.
  • Cena – jedinična cena bez popusta i poreza (po danu, satu ili komadu).
  • Popust % – procentualni popust na tu stavku. Sistem automatski izračunava iznos popusta u dinarima.
  • PDV % – poreska stopa za tu stavku (npr. 0, 10 ili 20). Na osnovu nje se računa iznos PDV-a za tu stavku.
  • Ukupno – konačan iznos za tu stavku (osnovica − popust + PDV), računat automatski.

Veza stavke sa rezervacijom i vozilom se čuva u pozadini – kroz skrivena polja (ID rezervacije i vozila). To omogućava kasnije izveštavanje po rezervacijama i automobilima, iako u tabeli ne vidiš posebnu kolonu „Rezervacija”.

Iznad tabele je scroll-wrap da bi na manjim ekranima mogla da se skroluje samo tabela. Na telefonu se tabela pretvara u vertikalne kartice, gde svaki red ima labelu (npr. „Količina”, „Cena”, „PDV %”) i vrednost ispod.

  • Dugme „×” u prvom stupcu briše stavku:
    • ako ima više redova – red se u potpunosti uklanja,
    • ako je to jedini red – polja se samo resetuju na osnovne vrednosti (1 kom, cena 0…).
  • Dugme „+ Dodaj stavku” ispod tabele dodaje novi prazan red.
Minimalni uslov – bar jedna popunjena stavka

Da bi dokument mogao da se sačuva, mora postojati bar jedna stavka sa popunjenim opisom. Ako su sve stavke prazne (opis nije unet), sistem će prijaviti grešku: „Morate uneti bar jednu stavku fakture.”

2.6 Pravila validacije pri snimanju

Kada klikneš na „💾 Sačuvaj dokument”, sistem proverava više uslova pre nego što upiše fakturu / profakturu u bazu:

  • Datum izdavanja – mora biti u formatu YYYY-MM-DD. Ako nije, dobijaš poruku: „Datum izdavanja nije ispravan.”
  • Klijent – obavezan je i mora da postoji na tvom nalogu.
    • ako klijent nije izabran → „Klijent je obavezan.”
    • ako izabrani klijent ne pripada ovom nalogu (tehnička greška) → „Izabrani klijent ne postoji.”
  • Stavke – mora postojati makar jedna ne-prazna stavka (opis popunjen), inače se javlja greška za stavke.
  • Rezervacija i tip dokumenta (ako je bar jedna stavka vezana za rezervaciju):
    • Ako je status rezervacije Nacrt, možeš napraviti samо profakturu. Pokušaj izdavanja fakture daće poruku: „Za rezervaciju u statusu NACRT može se izdati samo profaktura.”
    • Ako je rezervacija otkazana ili no-show, nije dozvoljeno izdavanje ikakvog dokumenta: „Za otkazanu rezervaciju nije moguće izdati dokument.”
    • Ako pokušavaš da izdaš fakturu, sistem proverava da li već postoji izdata faktura za tu rezervaciju. Ako postoji → „Za ovu rezervaciju je već izdata faktura.”
    • Za profakturu važi slično pravilo – ne možeš izdati drugu izdatу profakturu za istu rezervaciju: „Za ovu rezervaciju je već izdata profaktura.”

Ako ima grešaka, one se prikazuju u listi poruka i dokument se ne čuva dok sve ne ispraviš. Sve polja koja su već popunjena ostaju popunjena – ispravljaš samo ono što je označeno kao problem.

Saveti da izbegneš najčešće greške

Pre snimanja proveri:

  1. da je klijent izabran i ispravan,
  2. da bar jedna stavka ima opis, količinu i cenu,
  3. da je tip dokumenta u skladu sa statusom rezervacije,
  4. da za tu rezervaciju već nema izdate fakture / profakture.
2.7 Numeracija faktura i profaktura

Broj dokumenta se automatski dodeljuje pri snimanju, na osnovu tipa dokumenta i trenutne godine:

  • Fakture:
    • format: YYYY-XXX (npr. 2025-001),
    • za svaku godinu brojač kreće od 001,
    • broj se dodeljuje tako što sistem nađe poslednju fakturu za tu godinu i poveća broj za 1.
  • Profakture:
    • format: P-YYYY-XXX (npr. P-2025-007),
    • takođe se numerišu po godinama i tipovima od 001 naviše.
  • Pored internog broja, sistem dodeljuje i javni referentni broj (npr. F-2025-001 ili PF-2025-007) koji se koristi na PDF-u i u komunikaciji sa klijentima.
Status dokumenta nakon snimanja

Kada je dokument uspešno snimljen, dobija status „Izdato” i prikazuje se u listi faktura / profaktura. Odmah posle snimanja sistem te preusmerava na ekran „Detalji fakture”, gde možeš da štampaš ili preuzmeš PDF.

2.8 Tipičan tok – od rezervacije do fakture
  1. Nađeš rezervaciju u modulu Rezervacije i otvoriš detalje.
  2. Klikneš na opciju „Napravi fakturu / profakturu”.
  3. Na ekranu „Nova faktura / profaktura” proveriš izabran tip dokumenta.
  4. Vidiš da su klijent, rezervacija i osnovne stavke već popunjeni (možeš ih po potrebi izmeniti).
  5. Po želji dodaš nove stavke (dodatne usluge, popuste…).
  6. Proveriš ukupne iznose u desnoj koloni.
  7. Klikneš „💾 Sačuvaj dokument”.
  8. Na ekranu detalja dokumenta po potrebi štampaš ili eksportuješ fakturu / profakturu.
Nova faktura Nova profaktura Rezervacije Stavke računa Validacija Numeracija

3. Detalji fakture, statusi i plaćanje

Pregled dokumenta · Statusi · Evidencija plaćanja

Stranica „Detalji fakture” je centralno mesto gde vidiš jedan konkretan dokument: broj i tip (faktura / profaktura), klijenta, povezanu rezervaciju, sve stavke, ukupne iznose i trenutni status (nacrt, izdato, plaćeno, stornirano…).

  • Gornje zaglavlje sa brojem dokumenta, tipom i trenutnim statusom.
  • Blok sa podacima o klijentu, datumima i ukupnim iznosima.
  • Detaljna tabela stavki (opis, količina, cena, popust, PDV, ukupno).
  • Napomena, metapodaci i osnovna radnja nad dokumentom (štampa, izmena, brisanje).
3.1 Zaglavlje dokumenta

U vrhu stranice prikazano je kratko zaglavlje fakture / profakture:

  • Naslov u formatu „Faktura 2025-001” ili „Profaktura P-2025-003” – jasno vidiš o kom dokumentu je reč.
  • Pored naslova se prikazuje status u vidu obojene značke (npr. Izdato, Plaćeno, Dospelo…).
  • Ako je dokument vezan za rezervaciju, videćeš i pil tipa „Rezervacija: R-2025-012”, tako da odmah znaš na koju rezervaciju se odnosi.

U gornjem desnom uglu se nalaze glavne akcije nad dokumentom:

  • ← Nazad na fakture – povratak na listu svih dokumenata.
  • 🖨️ Štampa – otvaranje PDF verzije fakture / profakture spremne za štampu ili slanje klijentu.
  • ✏️ Izmeni – otvaranje forme za izmenu dokumenta (npr. ispravka opisa ili napomene).
  • 🗑️ Obriši – trajno brisanje dokumenta sa potvrdom (sistem traži dodatnu potvrdu).
Brisanje dokumenta

Brisanje fakture je trajna akcija – nakon potvrde dokument više neće biti dostupan u listi niti za štampu. U realnom radu preporuka je da, kad god je moguće, umesto brisanja koristiš status „Storno”, kako bi zadržao trag o postojanju dokumenta u evidenciji.

3.2 Klijent, datumi i tip dokumenta

Ispod zaglavlja nalazi se tzv. „hero” blok sa tri glavne grupe informacija:

  • Klijent – naziv klijenta, adresa, grad i država, kao i identifikacioni podaci:
    • za pravna lica – PIB i MB (ako su uneti),
    • za fizička lica – JMBG (ako je unet).
    Ovo su podaci koji se automatski povlače iz modula „Klijenti”.
  • Datumi
    • Izdato: datum kada je dokument izdat.
    • Rok plaćanja: datum do kog se očekuje uplata.
    Na osnovu ova dva datuma možeš da pratiš da li je faktura u roku ili je već dospela.
  • Tip dokumenta – jasno označava da li posmatraš fakturu, profakturu ili drugi tip (npr. knjižno odobrenje, ako se koristi).
Povezanost sa rezervacijom

Ako je faktura nastala iz rezervacije, u zaglavlju sigurno vidiš referencu na tu rezervaciju, a u stavkama često i dodatne podatke o vozilu (registarski broj, marka, model). Ovo ti olakšava praćenje – i iz pogleda fakture znaš na koji najam se odnosi.

3.3 Ukupni iznosi – osnovica, popust, PDV, ukupno

U desnoj strani „hero” bloka nalazi se pregled svih finansijskih iznosa:

  • Osnovica – zbir svih stavki pre popusta i poreza.
  • Popust ukupno – ukupan iznos popusta na nivou dokumenta.
  • PDV ukupno – ukupan obračunati porez na dodatu vrednost.
  • Ukupan iznos – konačan iznos koji klijent treba da plati.

Svi iznosi se prikazuju u valuti dokumenta (npr. RSD), sa formatiranjem na dve decimale, isto kao i na PDF fakturi.

3.4 Stavke dokumenta

U sekciji „Stavke dokumenta” nalazi se tabela sa svim pojedinačnim redovima fakture / profakture:

  • # – redni broj stavke.
  • Opis – tekst stavke (najčešće „Najam vozila…”, doplate, popusti i sl.). Formatiran je identično kao što je unet prilikom kreiranja dokumenta.
  • Rezervacija / Vozilo – dodatne informacije ako je stavka povezana sa rezervacijom:
    • oznaka rezervacije (npr. Rez: R-2025-008),
    • podaci o vozilu – registarski broj, marka i model.
  • Količina – broj dana, sati ili komada (sa jedinicom mere).
  • Cena – jedinična cena bez popusta i poreza.
  • Popust – procenat popusta primenjen na tu stavku.
  • PDV – poreska stopa na tu stavku.
  • Ukupno – iznos za tu stavku nakon popusta i PDV-a.

Na manjim ekranima tabela se automatski pretvara u set kartica: svaka ćelija dobija labelu (npr. „Količina”, „Cena”) i vrednost, kako bi prikaz bio pregledan i na telefonu.

Povezane rezervacije i vozila

Ako je stavka povezana sa rezervacijom i vozilom, uvek ćeš u ovoj tabeli videti i podatke iz tih modula (referencu rezervacije i vozilo). Na taj način kasnije možeš da izvezeš fakture i lako ih povežeš sa određenim rezervacijama i automobilima.

3.5 Napomena i metapodaci

U sekciji „Napomena i metapodaci” nalazi se:

  • Napomena – tekst koji si uneo prilikom kreiranja dokumenta (npr. dodatni uslovi, referenca na profakturu). Ako nema napomene, sistem jasno prikazuje da nije uneta.
  • Kreirano – tehnička informacija o datumu i vremenu kada je faktura nastala.

Ovaj deo služi kao „dnevnik” konteksta – ovde možeš da vidiš zašto je račun napravljen na određeni način ili na koju staru profakturu se poziva.

3.6 Statusi dokumenta i evidencija plaćanja

Svaka faktura / profaktura u Rentyx-u ima status, koji označava fazu u kojoj se dokument trenutno nalazi. Status je vidljiv u zaglavlju, kroz obojenu značku.

  • Nacrt – dokument je započet ali još uvek nije formalno izdat (možeš ga izmeniti ili obrisati bez posledica).
  • Izdato – dokument je završen i numerisan, ali još nema evidentiranu uplatu.
  • Poslato – dokument je poslat klijentu (npr. emailom) – koristi se kada želiš da razdvojiš „pripremljene” od „poslatih” računa.
  • Delimično plaćeno – deo iznosa je uplaćen, ostatak još čeka plaćanje.
  • Plaćeno – ceo iznos dokumenta je uplaćen, obaveza zatvorena.
  • Dospelo – prošao je rok plaćanja, a faktura još nije u potpunosti plaćena.
  • Storno – dokument je poništen; u evidencijama je vidljiv, ali se više ne koristi kao aktivna obaveza za plaćanje.

Status se najčešće menja prilikom:

  • završetka izrade dokumenta (sa „Nacrt” na „Izdato”),
  • slanja fakture klijentu (sa „Izdato” na „Poslato”),
  • prijema uplate (na „Delimično plaćeno” ili „Plaćeno”),
  • provere dospelih faktura (na „Dospelo”),
  • poništavanja ili ispravki (na „Storno”).
Kako praktično voditi evidenciju plaćanja

U praksi se evidencija plaćanja vodi kroz kombinaciju:

  1. praćenja statusa dokumenta (posebno „Izdato”, „Delimično plaćeno”, „Plaćeno”, „Dospelo”),
  2. datuma izdavanja i roka plaćanja,
  3. napomene – gde možeš da upišeš referencu uplate (npr. broj naloga, datum uplate, iznos).

Na ovaj način iz samog pregleda fakture možeš da vidiš da li je i kada račun naplaćen, bez dodatnih tabela ili komplikovanih izveštaja.

3.7 Tipičan tok rada sa fakturom
  1. Kreiraš fakturu iz rezervacije ili ručno (vidi poglavlje 2).
  2. Nakon provere stavki i iznosa, faktura dobija status „Izdato”.
  3. Štampaš ili šalješ PDF klijentu.
  4. Po prijemu uplate ažuriraš status (npr. na „Plaćeno”) i po želji dopisuješ napomenu.
  5. Kasnije, iz pregleda „Detalji fakture”, uvek možeš da vidiš sve stavke, iznose i u kom je statusu dokument ostao.
Detalji fakture Statusi Plaćanje Napomena Stavke Rezervacija

4. Izmena faktura / profaktura

Ispravke · Promena statusa · Stavke i rezervacije

Stranica „Izmena fakture” služi za naknadno uređivanje već kreiranih faktura i profaktura – od promene klijenta ili datuma, preko korekcije stavki, pa sve do ažuriranja statusa na plaćeno, dospelo ili storno.

  • Otvaranje ekrana za izmenu iz pregleda fakture.
  • Promena tipa dokumenta (faktura / profaktura) gde je dozvoljeno.
  • Izmena klijenta, datuma, valute, glavne rezervacije i napomene.
  • Uređivanje stavki i automatski obračun iznosa.
  • Promena statusa (nacrt, izdato, plaćeno…) i čuvanje izmena.
4.1 Kako doći do ekrana za izmenu

Sa stranice „Detalji fakture” klikni na dugme „✏️ Izmeni”. Po potrebi do stranice detalja dolaziš preko liste dokumenata („Fakture i profakture”).

  • U zaglavlju vidiš info o dokumentu koji menjaš (tip + broj).
  • Dugme „← Nazad na pregled” te vraća na detaljan prikaz bez čuvanja izmena.
4.2 Osnovni podaci: tip, broj, datumi, klijent, rezervacija

U prvom bloku podešavaš osnovne podatke dokumenta:

  • Tip dokumenta – kroz tabove „Faktura” i „Profaktura”:
    • možeš prebaciti dokument iz profakture u fakturu ili obrnuto,
    • ako sistem to dopušta za taj konkretan dokument, tab će biti aktivan,
    • posebni tipovi (npr. knjižno odobrenje) se ne mogu menjati – tada je tip zaključan i prikazan samo informativno.
  • Broj fakture – polje koje možeš ručno izmeniti (npr. radi usklađivanja sa numeracijom u eksternom računovodstvu).
  • Datumi – možeš korigovati:
    • Datum izdavanja – dan kada je faktura formalno nastala.
    • Rok plaćanja – novi datum do kog očekuješ uplatu.
  • Klijent – možeš promeniti klijenta iz padajuće liste (svi klijenti iz modula „Klijenti”). Ovo utiče na to kome je račun formalno izdat, pa promenu radi samo kada je zaista potrebno (npr. ispravka pogrešno izabranog klijenta).
  • Rezervacija – padajuća lista glavne rezervacije na koju se dokument odnosi.
    • podrazumevano se predlaže rezervacija iz zaglavlja fakture ili prva rezervacija iz stavki,
    • možeš je ručno promeniti (npr. ako je faktura greškom bila vezana za pogrešnu rezervaciju),
    • ovo polje je informativno na nivou dokumenta – ne menja automatski pojedinačne stavke, koje zadržavaju svoje originalne veze sa rezervacijama i vozilima.
  • Valuta – slobodno je uneti ili korigovati (npr. RSD, EUR…).
  • Napomena – tekst koji se odnosi na ovaj dokument (interni komentar, uslovi plaćanja, referenca na prethodnu profakturu itd.).
Promena tipa: faktura ↔ profaktura

Kod većine dokumenata možeš prebaciti tip između fakture i profakture preko tabova. Međutim, kod specijalnih dokumenata (npr. knjižno odobrenje) tip je zaključan – u tom slučaju sistem jasno prikazuje da se tip ne može menjati.

4.3 Status fakture i sumarni iznosi

U desnoj koloni uređuješ status i vidiš sažete iznose:

  • Status fakture – iz padajuće liste biraš jedno od stanja: Nacrt, Izdato, Poslato, Delimično plaćeno, Plaćeno, Dospelo ili Storno. Ovo koristiš da odraziš realno stanje naplate u odnosu na klijenta.
  • Osnovica / Popust / PDV / Ukupan iznos – u ovom boksu vidiš zbirne vrednosti svih stavki. Prikaz se automatski ažurira na osnovu promena u tabeli stavki, dok se konačan obračun radi na serveru prilikom snimanja.
Ažuriranje statusa nakon uplate

Kada ti klijent uplati račun (u celosti ili delimično), dovoljno je da ovde promeniš status na „Delimično plaćeno” ili „Plaćeno”, i sačuvaš izmene. Na taj način u listi faktura odmah vidiš koje su fakture naplaćene, a koje ne.

4.4 Izmena stavki računa

Donji deo forme sadrži tabelu sa svim stavkama, gotovo identičnu ekranu za kreiranje nove fakture:

  • Možeš izmeniti postojeće stavke – opis, količinu, jedinicu mere, cenu, popust i PDV stopu.
  • Možeš dodati nove stavke (npr. dodatne usluge, doplate, popusti) ili obrisati postojeće uz pomoć dugmeta „×”.
    • ako ima više redova – klik na „×” briše red,
    • ako je to jedini red – polja se resetuju na osnovne vrednosti (količina 1, cena 0…).
  • Ukupni iznosi po stavci (kolona „Ukupno”) se automatski preračunavaju pri svakoj promeni količine, cene, popusta ili PDV-a.

Veze stavki sa rezervacijama i vozilima (ID rezervacije i ID vozila) postoje u pozadini, kao skrivena polja. One su već postavljene prilikom kreiranja dokumenta i uobičajeno ih ne menjaš ručno na ekranu izmene – fokus je na korekciji opisa, količina, cena i poreza.

Veza sa rezervacijom prilikom izmene

Polje „Rezervacija” u zaglavlju koristiš da pokažeš na koju rezervaciju se dokument kao celina pre svega odnosi. I dalje možeš da imaš više stavki koje su u pozadini vezane za tu (ili druge) rezervacije i vozila – to je važno za izveštaje, ali ne moraš svaki put ručno da ga podešavaš prilikom izmene fakture.

4.5 Validacija i čuvanje izmena

Pre snimanja, sistem proverava osnovne uslove za ispravnu fakturu:

  • Unet je broj fakture (ili neki tekstualni broj dokumenta).
  • Datum izdavanja je u ispravnom formatu.
  • Izabran je klijent koji postoji u tvojoj bazi klijenata.
  • Postoji najmanje jedna validna stavka (opis nije prazan, količina > 0 itd.).

Ako nešto nedostaje ili nije ispravno, sistem neće sačuvati izmene već će ti vratiti listu grešaka (npr. „Klijent je obavezan”, „Morate uneti bar jednu stavku…”). Nakon ispravke, klikom na „💾 Sačuvaj izmene” ponovo upisuješ promenjeni dokument.

Po uspešnom snimanju, sistem te vraća na ekran „Detalji fakture”, gde možeš da proveriš da li su svi podaci, stavke i status ispravno ažurirani.

Izmena fakture Status plaćanja Stavke računa Rezervacije Klijenti

5. Izvoz, knjigovodstvo i napomene

Štampa · XLSX · Usklađenost

U ovom delu objašnjavamo kako da koristiš štampu i izvoz faktura, kako da pripremiš podatke za računovodstvo i na šta da obratiš pažnju da bi bio usklađen sa internim pravilima, porezima i arhivom dokumenata.

  • Štampa jedne fakture direktno iz pregleda.
  • Masovna štampa liste faktura po zadatim filterima.
  • Izvoz u XLSX (Excel) za računovodstveni program.
  • Napomene oko knjigovodstva, arhive i usklađenosti.
5.1 Štampa jedne fakture iz pregleda

Kada otvoriš ekran „Detalji fakture”, u gornjem desnom uglu imaš dugme „🖨️ Štampa”. To otvara poseban PDF prikaz samo tog dokumenta, spreman za štampanje ili čuvanje kao PDF fajl.

  • PDF sadrži podatke o izdavaocu (tvoja firma – naziv, PIB, MB, adresa, račun…).
  • Prikazuje jasno kupca, njegove identifikacione podatke i kontakt.
  • Svaka stavka ima količinu, cenu, popust, PDV i ukupno.
  • Na dnu su sumirani osnovica, popust, PDV po stopama i ukupno za plaćanje.
  • Postoji prostor za napomenu i potpis odgovornog lica, kao i napomena da je dokument važeći i bez fizičkog pečata/potpisa.
Kada koristiti ovu štampu?

Ovo je standardan izlaz koji možeš da: odštampaš i predaš klijentu, generišeš kao PDF za slanje mejlom ili arhiviraš u svoj sistem (disk, DMS, cloud i sl.).

5.2 Masovna štampa liste faktura

Na listi „Fakture i profakture” u gornjem desnom uglu imaš dugme „🖨️ Štampa”. Ono priprema PDF sa spiskom svih dokumenata koji prolaze kroz trenutno uključene filtere.

  • Po potrebi prvo podesi filtere (pretraga, datum, status, tip dokumenta).
  • Klik na „🖨️ Štampa” generiše pregled u PDF formatu: jedna tabela sa svim fakturama / profakturama koje ispunjavaju uslov.
  • Za svaki dokument vidiš broj, klijenta, datume, status, iznos i kratku napomenu.
  • U zaglavlju PDF-a stoji i kratak opis primenjenih filtera (npr. period, status, tip dokumenta), da računovodstvo tačno zna šta je obuhvaćeno.

Ovaj PDF je praktičan kao mesečni ili periodični izveštaj za interni pregled, rad sa knjigovodstvom ili kao prilog uz druge dokumente.

5.3 Izvoz u Excel (XLSX) za računovodstvo

Pored štampe, iz iste liste dokumenata postoji dugme „⬇️ XLSX” koje služi za izvoz faktura u Excel. I ovde se koriste svi trenutno uključeni filteri (pretraga, status, tip, period).

  • U XLSX fajlu je svaka faktura jedan red.
  • Sadrži ključna polja za knjigovodstvo:
    • ID i broj fakture.
    • Tip dokumenta (faktura / profaktura / knjižno odobrenje).
    • Status i način plaćanja (gotovina, kartica, račun…).
    • Datum izdavanja i datum dospeća.
    • Osnovica, ukupni popust, PDV, ukupan iznos, valuta.
    • Šifra i period rezervacije (od–do).
    • Klijent i svi bitni identifikacioni podaci (JMBG/MB/PIB, adresa, grad, država, telefon, email).
    • Napomena i datum kreiranja dokumenta.
  • Fajl je spreman za:
    • direktan import u mnoge računovodstvene programe, ili
    • ručni rad knjigovođe (filtriranje, pivot tabele, obračuni).
  • Ukoliko XLSX biblioteka nije dostupna na serveru, sistem automatski daje CSV fajl sa istim podacima (može se otvoriti u Excel-u).
Preporučeni mesečni workflow sa knjigovodstvom

Na kraju meseca (ili nedelje) filtriraj fakture po datumu izdavanja i odgovarajućem statusu (npr. „Izdato” ili „Plaćeno”), klikni na „⬇️ XLSX” i pošalji fajl knjigovodstvenoj agenciji. Tako dobijaju čist, strukturiran spisak svih računa za knjigovodstvenu obradu.

5.4 Uloga Rentyx faktura u odnosu na zvanično knjigovodstvo

Modul „Fakture i profakture” u Rentyx-u je prvenstveno napravljen da:

  • prati naplatu rezervacija unutar rent-a-car poslovanja,
  • olakša komunikaciju sa klijentima (štampa, PDF, pregled istorije),
  • pripremi strukturirane podatke za eksterno računovodstvo.

Ne zamenjuje zvanične knjigovodstvene programe niti ukida obavezu vođenja poslovnih knjiga prema poreskim propisima. Za PDV evidencije, poreske prijave i zvanične finansijske izveštaje i dalje je neophodna saradnja sa računovođom i/ili korišćenje specijalizovanog računovodstvenog softvera.

Važno

Brojevi faktura, valuta i datumi koje uneseš u Rentyx-u treba da budu usklađeni sa internim pravilima firme i zahtevima tvog računovođe (brojčane serije, sekvence, obračunski periodi).

5.5 Arhiva, retencija i usklađenost

Svi dokumenti (fakture, profakture, PDF pregledi i XLSX izveštaji) koje generišeš iz Rentyx-a mogu da se:

  • čuvaju u sistemu kao istorija rezervacija i naplate,
  • preuzimaju i arhiviraju u sopstvenom prostoru (server, cloud, DMS),
  • dele sa računovodstvom ili inspekcijama po potrebi.

Detaljna pravila o rokovima čuvanja podataka, načinu arhiviranja i pravima korisnika na eksport / brisanje podataka definišu se u Opštim uslovima korišćenja i politici privatnosti Rentyx platforme.

Fakture Profakture Računovodstvo Izvoz u Excel Štampa Arhiva