Bezbednost podataka + praktični saveti za rent-a-car

Osnovna bezbednosna pravila i praktični saveti za svakodnevni rad.

Ovaj deo help centra daje ti kratka, konkretna pravila kako da čuvaš nalog, podatke o klijentima i vozilima, ali i osnovne smernice za zdravo rent-a-car poslovanje.

Ideja: svako u timu bi trebalo bar jednom da pročita ovaj vodič, a novi zaposleni da ga dobiju zajedno sa uputstvom za rad u aplikaciji.

1. Nalozi i lozinke

Prvi sloj bezbednosti

Rentyx nalog nije “još jedan email i lozinka”, nego ključ za ceo vaš vozni park: rezervacije, ugovori, podaci o klijentima, fakture. Zato su nalozi i lozinke prvi i najvažniji sloj bezbednosti.

Šta je “nalog” u Rentyx-u
  • Svaki korisnik ima svoj lični nalog (email + lozinka).
  • Nalog je vezan za ime i prezime – vidi se u istoriji i na dokumentima.
  • Preko naloga se vidi ko je napravio, izmenio ili zatvorio rezervaciju.
  • Jedan nalog ne sme da koristi više osoba (npr. “recepcija@…” za 5 ljudi).
Zašto je to važno
  • Jasno se zna ko je šta uradio u sistemu.
  • Manja je šansa za greške i “prebacivanje krivice”.
  • Lakše je otkriti ako neko radi nešto što ne bi smeo.
  • Brže rešavate sporove sa klijentima (vidi se tačna istorija radnji).
1.1 Zašto je važno da svako ima svoj nalog

U malim firmama je česta praksa da svi rade sa jednim nalogom. To deluje lakše, ali u praksi pravi sledeće probleme:

  • U istoriji piše da je uvek ista osoba uradila sve (ugovor, izmene, brisanje).
  • Ne možete jasno da vidite ko je pogrešno uneo rezervaciju ili izdao pogrešno vozilo.
  • Ako dođe do spora sa klijentom, nemate precizan trag (sve deluje kao da je jedan korisnik sve radio).
  • Kada neko ode iz firme, morate da svima menjate lozinku, jer je jedan nalog deljen.
Preporuka za praksu

Za svakog zaposlenog koji radi u Rentyx-u napravite poseban nalog: recepcija, menadžer, vlasnik, računovodstvo… Tako dobijate jasnu evidenciju ko je šta radio i sigurniji ste ako neko napusti firmu.

1.2 Pravila za jake lozinke

Nije poenta da lozinka bude komplikovana za vas, već teška za pogađanje drugima.

  1. Minimum 8 karaktera – kombinacija slova + brojeva, po mogućstvu i neki znak (npr. ! ? . -).
  2. Ne koristite:
    • “12345678”, “qwerty”, “password”,
    • ime firme + broj (npr. “RentaCar2024”),
    • vaš datum rođenja ili registraciju omiljenog vozila.
  3. Ne koristite istu lozinku svuda – ne sme da bude ista kao email, Facebook, privatni nalozi…
  4. Lozinku ne delite ni sa kolegama, ni sa klijentima, ni sa “serviserima”.
Praktični primeri
  • Loše: autoo2024, rentacar, 12345678
  • Dovoljno dobro: AutoRent24!, Flota#2025, Rezervacije7?

Ako ne volite da pamtite lozinke, koristite password manager ili ih zapisujte na mesto kojem samo vlasnik/menadžer ima pristup (ne na papirić zalep­ljen na monitoru).

1.3 Kada smete da koristite “Zapamti me”

Opcija Zapamti me je praktična, ali može biti i rizična ako se koristi na pogrešnom mestu.

Dozvoljeno / preporučeno
  • Privatni računar u kancelariji, kome samo vi imate pristup.
  • Računar u zaključanoj kancelariji kojoj nema pristup klijent.
  • Laptop koji ne pozajmljujete drugima.
Ne sme / nije preporučeno
  • Računar na šalteru kome pristupaju različite smene.
  • Računar u prostoru gde ljudi “usput sednu” (prodavnica, recepcija hotela…).
  • Bilo koji računar koji koristi više firmi ili partnera.
Važna napomena

Ako isključite Zapamti me i prijavite se ponovo, sistem prestaje da vas pamti na tom računaru. Ovo je korisno kada prelazite sa “ličnog” režima rada na deljeni računar.

1.4 Rad na deljenim računarima (pult / više smena)

Ako više ljudi radi na istom računaru (tipično recepcija ili pult), uvedite jednostavna pravila:

  1. Svako ima svoj nalog – nema deljenja jednog emaila i lozinke.
  2. Obavezna odjava na kraju smene:
    • klik na dugme “Odjava” u meniju,
    • provera da li je ekran login stranica pre nego što se napusti pult.
  3. Bez “Zapamti me” na deljenim računarima.
  4. Zaključavanje računara kada se napusti radno mesto (npr. Windows + L ili zaključavanje ekrana na Mac-u).
Zašto je ovo bitno

Ako račun ostane ulogovan, sledeća smena može nesvesno raditi pod vašim imenom. U istoriji sistema izgleda kao da ste vi uradili sve – što je problem i za vas i za vlasnika.

1.5 Šta raditi kada neko napusti firmu

Kada zaposleni više ne radi kod vas, ne treba samo da mu uzmete ključeve od auta – treba da zatvorite i njegov digitalni ključ, tj. pristup sistemu.

  1. Odmah deaktivirajte nalog u Rentyx-u – u sekciji Podešavanja → Korisnički nalozi pronađite korisnika i ugasite mu pristup.
  2. Proverite deljene lozinke (npr. email firme, Wifi, zajednički Dropbox…) i po potrebi ih promenite.
  3. Ne brišite nalog ako nije neophodno – bolje je da ostane kao “Neaktivan” kako biste zadržali jasan istorijski trag (ko je šta radio).
Mini check-list za odlazak zaposlenog
  • ✔ Nalog u Rentyx-u deaktiviran
  • ✔ Pristup emailu i drugim servisima proveren
  • ✔ Vraćeni službeni uređaji (laptop, telefon…)
  • ✔ Kratak zapis: do kog datuma je osoba radila i koje je poslove preuzela druga osoba
Jače lozinke Poseban nalog za svakog Zapamti me – pažljivo Deljeni računari

2. Uloge i pristup sistemu

Ko šta sme da vidi i radi

U Rentyx-u postoje različite uloge korisnika (npr. admin, operater, računovođa). Ideja je jednostavna: svaki korisnik ima onoliko pristupa koliko mu je potrebno za posao, ništa manje – ali ni mnogo više.

Zašto uopšte postoji više uloga
  • da vlasnik ima potpun uvid i kontrolu nad nalogom,
  • da operateri mogu da rade svakodnevne poslove, ali ne i “opasne” izmene,
  • da računovođa vidi fakture i izveštaje, ali ne menja rezervacije,
  • da smanjite rizik od greške ili zloupotrebe (npr. brisanje podataka).
Princip “minimalnog pristupa”

Pravilo je: dajte pristup samo onome što je potrebno za radno mesto. Ako neko ne mora da menja podešavanja firme ili plan pretplate – nema razloga da ima administratorsku ulogu.

2.1 Najčešće uloge u Rentyx-u

Nazivi uloga mogu da se razlikuju od firme do firme, ali logika je uglavnom ista.

Tenant Admin (vlasnik / glavni administrator)
  • ima najveća prava u okviru naloga firme,
  • može da menja podešavanja firme (podaci, logo, adrese…),
  • može da uređuje korisničke naloge (dodavanje, izmene, deaktivacija),
  • ima pristup eksportu podataka i informacijama o planu pretplate,
  • tipično je to vlasnik ili odgovorni menadžer firme.
Operater (rad sa klijentima i rezervacijama)
  • radi svakodnevne poslove:
    • pravljenje i izmena rezervacija,
    • izdavanje i vraćanje vozila,
    • rad sa klijentima i ugovorima.
  • nema potrebu da menja plan, eksportuje sve podatke ili upravlja korisnicima.
  • najčešće je to recepcija, šalter ili operativni tim.
Fleet / Vozni park (odgovorni za vozila)
  • fokus na vozila i njihovo stanje:
  • unos i ažuriranje vozila,
  • registracije, polisе, servisi, štete,
  • praćenje da li je vozilo aktivno ili van upotrebe.
  • nema potrebu za punim pristupom fakturama i podešavanjima firme.
Računovođa / Finansije
  • ima fokus na fakturama, uplatama i izveštajima.
  • može da vidi finansijske podatke, generiše izveštaje i eksportuje ih.
  • po pravilu ne menja rezervacije, vozila i klijente.
  • može biti interni računovođa ili eksterni knjigovođa.
Napomena

Konkretne dozvole po ulogama podešavaju se na nivou sistema. Ako niste sigurni šta koja uloga tačno vidi, administratori Rentyx platforme mogu da vam pomognu da pronađete najbolju kombinaciju za vašu firmu.

2.2 Kome dati administratorski pristup

Administratorski nalog ne služi da “samo neko ima jača prava”, već za ljude koji stvarno brinu o nalogu firme.

  1. U malim firmama (1–3 osobe) – obično je dovoljno 1 Tenant Admin (vlasnik) + 1–2 operatera.
  2. U srednjim timovima – Tenant Admin (vlasnik), 1 menadžer sa jačim pravima, ostali kao operateri / fleet / računovodstvo.
  3. U većim firmama – i dalje je dobro imati malo administratorskih naloga, a više operativnih.
Greška koju mnogi prave

Nemojte svima davati admin prava “za svaki slučaj”. Što više ljudi može da menja podešavanja, plan i korisnike, veći je rizik od greške ili nenamerne izmene koja utiče na ceo nalog.

2.3 Više lokacija (filijale, poslovnice)

Ako imate više lokacija (npr. aerodrom + grad + druga država), pravila pristupa postaju još važnija.

Predlog organizacije
  • 1–2 glavna Tenant Admin naloga na nivou cele firme.
  • Po potrebi, po jedan odgovorni menadžer po lokaciji sa nešto širim pristupom.
  • Ostali korisnici kao operateri / fleet u skladu sa poslom koji rade.
Šta time dobijate
  • vlasnik ima jasan uvid u cela flota + svi ugovori,
  • svaka lokacija ima svoje odgovorne osobe,
  • manje je šanse da neko “iz druge filijale” menja ono što ne bi trebalo.
Dogovor u timu

Pre nego što podelite uloge, prođite kroz tipične scenarije: ko pravi rezervacije, ko izdaje vozilo, ko priča sa knjigovođom, ko priča sa podrškom platforme – i prema tome dodelite pristup.

2.4 Kada menjati uloge

Uloge ne treba menjati svaki dan, ali ima situacija kada je to potpuno normalno:

  • kada operater postane rukovodilac – možda mu treba širi pristup,
  • kada se nekom smanjuje obim posla – možete mu smanjiti prava,
  • kada neko prelazi u drugi sektor (npr. iz operativnog u finansije),
  • kada primetite da neko ima više pristupa nego što je realno potrebno.
Preporuka

Povremeno (npr. na 6 meseci) prođite listu korisnika i uloga. Proverite da li je raspodela i dalje realna u odnosu na to ko šta zaista radi u firmi.

Uloge Administratori Operateri Više lokacija

3. Podaci o klijentima i dokumenta

GDPR i praktična organizacija

Rent-a-car posao podrazumeva rad sa ličnim podacima (lične karte, pasoši, vozačke dozvole, kontakt podaci). U ovom delu su praktična pravila kako da ih čuvate bezbedno, uredno i u skladu sa propisima.

  • Koje podatke je opravdano čuvati u sistemu.
  • Kako raditi sa skeniranim dokumentima u Rentyx-u.
  • Osnovna pravila “čistog ekrana” i “čistog pulta”.
  • Šta raditi kada klijent traži kopiju ili brisanje svojih podataka.
3.1 Koje podatke je normalno čuvati

Za rent-a-car je sasvim normalno da u sistemu čuvate sledeće podatke o klijentima:

  • Osnovni identifikacioni podaci – ime i prezime, datum rođenja.
  • Kontakt podaci – telefon, email (za potvrde rezervacija, slanje računa itd.).
  • Podaci iz vozačke dozvole – broj dozvole, datum isteka, država izdavanja.
  • Podaci iz lične karte / pasoša – broj dokumenta, datum isteka, adresa.
  • Istorija iznajmljivanja – koje je vozilo vozio, datumi, računi, eventualne štete.
Šta izbegavati
  • nepotrebne napomene tipa “ovaj klijent je komplikovan” ili slično,
  • lične komentare koji nisu vezani za posao,
  • čuvanje fotografija dokumenata van sistema (na privatnim telefonima, Viberu…).
Zašto je ovo bitno

Pravilo je jednostavno: čuvate samo ono što vam zaista treba za ugovor i bezbedan rad. Što manje nepotrebnih podataka, to manje rizika za vas ako dođe do bilo kakvog problema.

Praktičan savet

Ako se pitate “da li mi ovaj podatak stvarno treba za rent-a-car ugovor?”, vrlo često je odgovor: ne. U tom slučaju — nemojte ga unositi u sistem.

3.2 Skenirane lične karte, pasoši i vozačke

U Rentyx-u možete da čuvate skenirane ili fotografisane dokumente klijenata (lična karta, pasoš, vozačka dozvola). Ideja je da imate sve na jednom mestu, umesto po folderima na desktopu ili u galeriji telefona.

Kako je najbezbednije raditi
  • sliku dokumenta direktno uploadujte u Rentyx i obrišite je sa telefona/desktopa,
  • nemojte praviti “privatne arhive” na ličnim mejlovima ili cloud nalozima,
  • ako dokument stiže mejlom (npr. od agencije), posle uploada razmislite da ga izbrišete iz inboxa ili bar iz attachment foldera.
Ko sme da vidi dokumenta
  • osobe koje rade direktno sa klijentima i ugovorima,
  • odgovorni za štete / preuzimanje vozila,
  • vlasnik ili menadžer, kada ima razloga (reklamacije, sporovi…).

Ako neko u timu nema potrebu da vidi skenirane lične dokumente, bolje je da nema tu mogućnost uopšte.

Papir vs. digitalno

Ako radite skeniranje na šalteru (fotokopir aparat), ne ostavljajte kopije u fiokama. Ili ih odmah uništite (seckalica) ili ih čuvajte pod ključem, u skladu sa politikom firme.

3.3 Pravilo “čistog ekrana” i “čistog pulta”

Često najveći problem nisu hakeri, nego otvoren ekran i papiri na pultu koje svi u poslovnici mogu da vide.

Ekrani u poslovnici
  • kada završite rad sa klijentom – zatvorite karticu ili se vratite na listu,
  • ako napuštate pult – zaključajte računar (Win + L ili Ctrl + Alt + Del → Zaključaj),
  • ne ostavljajte otvoren pregled skeniranih ličnih dokumenata dok klijent čeka.
Papiri i ugovori
  • ne ostavljajte ugovore razbacane po pultu,
  • stare ugovore i kopije držite u fasciklama, ne u “slobodnoj” fioci,
  • papire koje više ne koristite uništavajte seckalicom, ne bacajte ih cele u kantu.
Brzi “checklist” za kraj smene
  • da li je ekran zaključan ili ugašen,
  • da li na pultu nema ugovora i kopija dokumenata,
  • da li su fascikle zatvorene i sklonjene od pogleda klijenata.
3.4 Kada klijent traži kopiju ili brisanje podataka

Klijenti imaju pravo da pitaju šta čuvate o njima, da traže kopiju, izmenu ili brisanje podataka (u meri u kojoj zakon to dozvoljava).

Kada traži kopiju podataka
  • možete iz Rentyx-a odštampati ili exportovati njegove podatke i istoriju rezervacija,
  • jasno naglasite šta sve ta kopija sadrži (npr. ugovore, račune, rezervacije),
  • kopiju uručite lično klijentu ili na njegov zvanični email.
Kada traži brisanje
  • neke podatke morate čuvati određeni period zbog zakona (računi, ugovori),
  • ostale podatke (npr. napomene, nepotrebne tagove) možete ukloniti iz aktivne baze,
  • najbolje je da zahtev prosledite odgovornoj osobi ili vlasniku koji odlučuje šta tačno može da se obriše.
Kako objasniti klijentu

Jednostavan način je da kažete: “Određene podatke moramo da čuvamo zbog zakonskih obaveza (ugovori, računi), ali sve što nije neophodno možemo da uklonimo iz aktivne upotrebe.”

Lični podaci Dokumenta Čist ekran Zahtev klijenta

4. Ugovori, depoziti i štete

Osnovni poslovni principi

Ovde su praktične smernice kako da radite sa ugovorima, depozitima, kasko/participacijom i naplatom štete – iz ugla svakodnevnog rada u poslovnici, a ne pravne teorije. Pravila se razlikuju po državama, pa ovo shvatite kao operativne savete, a ne kao pravni savet.

  • Zašto je važno da ugovor uvek prati rezervaciju.
  • Depozit: kako ga voditi u evidenciji i jasno komunicirati klijentu.
  • Šta obavezno zabeležiti prilikom izdavanja i vraćanja vozila.
  • Kako Rentyx pomaže da kasnije imate trag šta se tačno dogodilo.
4.1 Ugovor i rezervacija su jedan „par“

U praksi je najsigurnije da svaka vožnja ima:

  • jednu rezervaciju u sistemu, i
  • jedan ugovor koji je vezan za tu rezervaciju.
Zašto je to važno
  • na jednom mestu se vidi: ko je vozio, koje vozilo, od kad do kad, po kojoj ceni,
  • račun je direktno vezan za ugovor i rezervaciju,
  • štete i kazne se kasnije mogu povezati sa konkretnom vožnjom.
Uloga Rentyx-a

Rentyx radi po logici: rezervacija → ugovor → faktura. Kad god je moguće, ne pravite „ručne“ ugovore sa strane, već koristite podatke iz rezervacije – manje grešaka, sve je u tragu.

Praktičan savet

Ako klijent traži izmene (npr. produženje najma), to prvo ispravite u rezervaciji u Rentyx-u, pa onda štampajte novi/izmenjeni ugovor. Tako izbegavate rasulo sa više verzija na papiru.

4.2 Depozit – kako ga voditi i objašnjavati

Depozit je često glavni izvor nesporazuma sa klijentima. Ideja je jednostavna: na početku jasno objasnite:

  • koliko je depozit,
  • na koji način je dat (keš, kartica – blokada, virman),
  • šta tačno pokriva (štete, kazne, gorivo…),
  • kada i kako se vraća.
Depozit u evidenciji
  • u rezervaciji zabeležite iznos depozita,
  • u napomeni ili posebnom polju napišite način polaganja (keš, kartica…),
  • kod vraćanja vozila unesite da je depozit:
    • vraćen u celosti,
    • delimično zadržan (uz kratko objašnjenje),
    • u potpunosti iskorišćen (šteta, kazna…).
Šta reći klijentu

Umesto dugih objašnjenja, dovoljno je jasno reći: “Ovaj depozit služi da pokrije eventualnu štetu, neplaćene kazne i gorivo. Ako je sve u redu, posle pregleda vozila ga vraćamo u celosti.”

Tipična situacija

Ako zadržavate deo depozita (npr. zbog manjka goriva), upišite razlog u rezervaciju i sačuvajte ga. Posle par meseci nećete se sećati detalja, ali će Rentyx imati trag.

4.3 Izdavanje vozila – šta obavezno zabeležiti

Kod izdavanja vozila važi pravilo: što više zabeležite na početku, manje nerviranja na kraju.

  1. Spoljašnji pregled vozila
    • postojeće ogrebotine, udubljenja, pukotine na staklu,
    • posebno točkovi i felne (češće se oštećuju).
  2. Unutrašnjost vozila
    • tapacir, sedišta (fleke, poderotine),
    • da li nešto već fali (npr. prva pomoć, sigurnosni trokut itd.).
  3. Kilometraža i gorivo
    • upisati tačnu kilometražu u Rentyx rezervaciju,
    • upisati nivo goriva (npr. “puno”, “3/4”, “polovina”).
  4. Fotografije (preporuka)
    • par fotografija vozila sa svih strana,
    • slika instrument table (km + gorivo),
    • slika unutrašnjosti (ako je vozilo novo ili posebno važno).

Sve ovo možete vezati uz konkretnu rezervaciju (napomene i dokumenta), tako da kasnije uvek znate u kom stanju je vozilo izašlo.

Mini-checklist za izdavanje
  • kilometraža upisana u sistem,
  • gorivo upisano i dogovoreno “koliko vraća”,
  • postojeća oštećenja evidentirana,
  • fotografije sačuvane uz rezervaciju (ako ih pravite).
4.4 Vraćanje vozila – štete, gorivo i kazne

Kada se vozilo vrati, cilj je da brzo uporedite stanje „pre“ i „posle“ i donesete odluku oko depozita.

Pregled po povratku
  • ponovo zabeležite kilometražu i nivo goriva,
  • proverite da li ima novih vidljivih oštećenja,
  • ako postoji šteta – fotografišite je sa više uglova,
  • zapišite kratak opis (npr. “ogrebotina zadnji branik, desna strana”).
Štete i kazne u Rentyx-u

U Rentyx-u možete da:

  • upišete napomenu o šteti u samu rezervaciju,
  • prikačite fotografije i dokumenta (izveštaj o nezgodi, policijski zapisnik…),
  • pojavi vezu između štete i kasnije fakture (naplata participacije ili cele štete).
Šta kada ima spor sa klijentom

Kada imate fotografije i jasne napomene vezane za rezervaciju, lakše je da kažete: “Ovde je zapisano stanje pri preuzimanju, ovde pri povratku, zato toliko naplaćujemo.” Bez evidencije, sve se svodi na “reč protiv reči”.

4.5 Kako Rentyx pomaže da imate trag

Rentyx je napravljen tako da vam kasnije pomogne da rekonstrukcijom rezervacije lako objasnite šta se desilo:

  • Rezervacija – ko, kada, koje vozilo, po kojoj ceni.
  • Ugovor – štampan ili PDF sačuvan iz sistema.
  • Napomene – komentari o stanju vozila, specifični dogovori sa klijentom.
  • Dokumenta – skenirani dokumenti klijenta, fotografije vozila i štete.
  • Faktura – šta je na kraju naplaćeno (najam, depozit, šteta, kazna…).

Kada sve ovo radite dosledno, svaki slučaj kasnije možete da objasnite u par klikova – sebi, klijentu, osiguranju ili knjigovođi.

Ugovor Depozit Štete Evidencija

5. Tipične prevare i rizici u rent-a-car-u

Na šta obratiti pažnju

U ovom delu su nabrojani najčešći rizici u rent-a-car poslovanju i jednostavni “check-list” saveti kako da ih na vreme prepoznate i smanjite štetu. Nije cilj da sumnjate u svakog klijenta, već da imate par jasnih pravila za rizične situacije.

  • Rizici kod iznajmljivanja na duži period novim klijentima.
  • Na šta obratiti pažnju kod dokumenata i plaćanja.
  • Zašto je važno da podaci u Rentyx-u budu uvek ažurni.
5.1 Dugi najam za novog klijenta

Jedan od najvećih rizika je kada potpuno nov klijent odmah traži:

  • dugi najam (npr. 30+ dana),
  • skuplje ili novo vozilo,
  • bez jasne priče ko plaća i gde se vozilo koristi.
Dodatna pitanja (brzi filter)
  • Za koju firmu ili projekat se iznajmljuje vozilo?
  • Gde će se vozilo uglavnom voziti (grad / region / inostranstvo)?
  • Ko je glavni kontakt u slučaju problema (ime, telefon)?
  • Da li mogu da dostave račun firme ili neki dokaz o poslu?
Praktične zaštite
  • za potpuno nove klijente – kraći prvi ugovor (npr. 5–7 dana), pa produženje,
  • veći depozit ili drugačiji uslovi za vrlo skup auto,
  • jasno ograničenje kretanja vozila (npr. bez izlaska iz zemlje bez saglasnosti).
Savet iz prakse

Ako se priča klijenta menja svaki put kada pitate dodatno pitanje (nema konstantnu verziju), to je znak da treba da pooštrite uslove ili da odbijete najam. Bolje je izgubiti jednu rezervaciju nego celo vozilo.

5.2 Dokumenata i plaćanja – crvene zastavice

Većina problema počinje na pultu – kod dokumenata i plaćanja. Ne morate biti forenzičar, ali je dobro imati minimum pravila.

Dokumenta – na šta obratiti pažnju
  • Dokument je vidno oštećen, istekao ili “čudan” (stil, font, plastika).
  • Fotografija na dokumentu ne liči jasno na osobu ispred vas.
  • Različiti podaci: jedno ime na ličnoj karti, drugo na kartici, treće u rezervaciji.
  • Klijent odbija da ostavi bilo kakav dodatni kontakt (drugi telefon, email).
Plaćanja – tipične rizične situacije
  • Klijent insistira na gotovini i ne želi nikakav trag kartice.
  • Kartica nije na ime vozača, a osoba ne može jasno da objasni čija je.
  • Više puta neuspešno pokušava plaćanje različitim karticama.
  • Traži “da neko drugi svrati kasnije da plati” – bez jasnih podataka.
Praktičan minimum
  • uvek imajte kopiju ili fotografiju glavnog dokumenta uz rezervaciju,
  • zapišite posebnu napomenu ako je kartica na drugo ime (npr. “kartica na ime XY – supruga”),
  • ako niste sigurni – ponudite kraći period najma ili veći depozit.
5.3 Vozilo “ode pa se ne vrati” – šta pomaže

Potpunu krađu vozila nikad ne možete 100% sprečiti, ali možete smanjiti rizik i imati bolju dokumentaciju ako se desi problem.

  1. Tačni kontakt podaci Uvek proverite da li telefon koji je klijent dao zaista radi (kratak poziv ili Viber).
  2. Jasni datumi i ograničenja U ugovoru i rezervaciji neka bude jasno:
    • do kog datuma je najam,
    • kada se očekuje povratak i gde,
    • da je svako duže zadržavanje bez dogovora – kršenje ugovora.
  3. Praćenje “sumnjivih” kašnjenja Ako klijent kasni, a ne javlja se na telefon:
    • zabeležite sve pokušaje poziva / poruka u napomeni rezervacije,
    • sačuvajte email komunikaciju (ako postoji),
    • po potrebi konsultujte pravnika/policiju – to više nije pitanje softvera.
Zašto je trag u Rentyx-u bitan

Kada imate kompletan trag u sistemu (ugovor, napomene, komunikacija, računi), lakše sarađujete sa osiguranjem, advokatom i policijom. Umesto “sećam se da je rekao…”, imate precizan zapis.

5.4 Kazne, saobraćajni prekršaji i naplata

Još jedna česta situacija: kazne stižu nakon što je vozilo već vraćeno. Zato je važno da svaka rezervacija ima jasnog “vlasnika vožnje”.

Šta voditi u evidenciji
  • tačan period najma (datum i vreme preuzimanja/vraćanja),
  • ko je bio glavni vozač (ime i prezime, broj dokumenata),
  • da li je bilo dodatnih vozača (upisati imena),
  • da li je klijentu već ranije prosleđivana neka kazna (napomena u istoriji).
Kada stigne kazna
  • pronađite rezervaciju za taj automobil i period,
  • prilog kazne (scan ili fotografija) vežite za tu rezervaciju,
  • po potrebi napravite posebnu fakturu za kaznu / troškove obrade,
  • zabeležite kada je klijent obavešten (poziv, email, poruka).
Smanjenje konflikata

Kad jasno pokažete klijentu: “U ovom periodu ste vi imali vozilo, ovde je ugovor, ovde je kazna i slike”, rasprave se obično brzo završe. Bez toga, sve se svodi na “nije bilo moje vozilo” ili “nisam ja vozio”.

5.5 Zašto je važno da Rentyx bude ažuran

Mnogo rizika se smanjuje samo time što je sistem uredan i ažuran. To znači:

  • sve rezervacije imaju tačan status (nacrt, potvrđeno, izdato, vraćeno…)
  • nema “fantomskih” aktivnih rezervacija za vozila koja su zapravo vraćena,
  • svi klijenti imaju osnovne podatke + makar jedan kontakt telefon,
  • depoziti, štete i kazne su uredno upisani uz odgovarajuću rezervaciju.
Mali interni ritual

Preporuka je da bar jednom dnevno (na kraju smene) neko odgovoran pogleda:

  • koja vozila su po sistemu “još u najmu”,
  • da li su svi povrati uredno zatvoreni,
  • da li je svaki depozit označen kao vraćen ili iskorišćen,
  • da li ima rezervacija bez kompletnog profila klijenta.

5–10 minuta dnevno za ovu proveru često znači desetine hiljada dinara manje štete na godišnjem nivou.

Prevencija Rizici Dokumenta Kazne i štete

6. Dnevne i nedeljne rutine

Mali rituali koji čuvaju posao

Nekoliko jednostavnih rutina može da napravi ogromnu razliku u tome koliko vam je posao pod kontrolom. Cilj nije dodatna papirologija, već da sve bude jasnije: ko vozi, koje vozilo, dok kad, pod kojim uslovima – i da se ništa ne “provlači”.

  • Dnevna kontrola rezervacija i statusa vozila.
  • Nedeljni pregled polisa, registracija i servisa.
  • Redovan eksport podataka i čuvanje kopija.
6.1 Dnevna rutina (5–10 minuta)

Ova rutina je idealno za kraj smene ili početak dana. Ideja je da svaki dan zatvorite otvorene stvari, umesto da se nagomilavaju.

Dnevni check-list u Rentyx-u
  1. Prođite kroz “danas” u rezervacijama
    Da li su sva vozila koja su trebalo da budu vraćena – stvarno vraćena?
  2. Proverite statuse rezervacija
    • da li nešto stoji na “Nacrt” a klijent je odustao,
    • da li je vozilo vraćeno, a rezervacija još uvek “izdato”,
    • da li postoji rezervacija “zaboravljena” na “potvrđeno”, a auto je odavno otišao.
  3. Upišite osnovne napomene
    Ako se tog dana desilo nešto bitno (manja šteta, žalba klijenta, kašnjenje, kazna), zapišite kratku napomenu u rezervaciju.
  4. Depoziti i plaćanja
    Proverite da li je svaki depozit:
    • još aktivan (vozilo nije vraćeno), ili
    • vraćen ili delom zadržan – i da li je to upisano.
Dnevna rutina “van sistema”
  • kratak pregled ključeva – da li se broj ključeva poklapa sa stanjem u sistemu,
  • da li je ostao neki ugovor ili dokument na pultu / štampaču,
  • da li su otvoreni prozori sa klijentovim podacima na ekranu – zatvoriti i zaključati računar.
Savet za timove

Neka jedan zaposlen zadužen za smenu ima u opisu posla da prođe dnevni check-list. Kada svi znaju da se to svakog dana radi, manje je “opa, zaboravili smo…”.

Dnevna rutina Depoziti Status rezervacija
6.2 Nedeljna rutina (15–30 minuta)

Jednom nedeljno (npr. ponedeljkom ujutru ili petkom popodne) odvojite malo više vremena za širu sliku – osiguranje, registracije, servise i “čudne” rezervacije.

Polise, registracije, servisi
  • Proverite listu vozila i filtrirajte:
    • vozila kojima uskoro ističe registracija,
    • polise kasko / AO koje ističu u narednih X dana,
    • planirane servise (kilometraža ili datum).
  • Za svako od tih vozila dodajte napomenu ili internu belešku:
    • da li je zakazan servis,
    • kod kog majstora,
    • kad okvirno auto izlazi iz upotrebe.
  • Ako se zna da vozilo ide na duži servis ili registraciju, blokirajte ga za taj period kroz rezervacije (da neko ne iznajmi auto koji će biti u radionici).
“Problematične” rezervacije i klijenti
  • pogledajte rezervacije koje traju neobično dugo,
  • pregledajte napomene – da li se neki klijent često kašnjava ili pravi problem,
  • označite takve klijente internom napomenom (npr. “uvek traži odlaganje plaćanja”).
Zašto nedeljna rutina znači manje stresa

Umesto da se “gasi požar” dan pred registraciju ili dan pre isteka polise, imate bar nekoliko dana fore. To direktno smanjuje stres i mogućnost da vozilo stoji jer se nešto propustilo.

Nedelni pregled Polise Registracija Servisi
6.3 Eksport podataka i čuvanje kopija

Iako se vaši podaci čuvaju u Rentyx-u, preporuka je da periodično imate i svoju kopiju – zbog internih kontrola, knjigovodstva ili sopstvenog mira.

  1. Jednom mesečno Tenant Admin može da pokrene eksport podataka iz Podešavanja. Fajl (obično ZIP ili neki drugi format) sačuvajte:
    • na poslovnom računaru (ne na privatnom),
    • ili u internom cloud nalogu firme (npr. Google Drive / OneDrive firme).
  2. Ne čuvajte eksport na USB-u koji svi nose okolo – lako se izgubi, a u sebi ima podatke o klijentima i rezervacijama.
  3. Nikad ne šaljite kompletne eksport fajlove mailom običnim putem (osim ako nemate jasan dogovor sa knjigovodstvom i zaštitu).
Minimalna interna pravila za eksport
  • imenujte fajl jasno: npr. rentyx-eksport-2025-01.zip,
  • držite eksport u folderu kojem pristup ima samo vlasnik ili direktor,
  • po potrebi starije eksport fajlove arhivirajte (npr. posle godinu dana),
  • vodite internu evidenciju ko je poslednji preuzeo i gde je fajl sačuvan.
Eksport Backup za firmu Organizacija podataka
6.4 Kako da ove rutine zažive u timu

Najčešći problem sa rutinama je što postoje “na papiru”, ali ih niko zaista ne radi. Zato ih je najbolјe pretvoriti u konkretne odgovornosti.

  • Definišite ko radi dnevni pregled (po smenama ili po lokacijama).
  • Definišite ko radi nedeljni pregled (često vlasnik ili menadžer).
  • Stavite kratku štampanu check-list pored računara (dnevna + nedeljna).
  • Ako imate više lokacija – neka svaka lokacija ima osobu zaduženu za rutine, i nek vas jednom nedeljno obavesti “da je sve odrađeno”.
Mali koraci, velika razlika

Dnevne i nedeljne rutine nisu tu da komplikujete sebi posao, već da smanjite šansu za skupe greške: zaboravljen depozit, istekla polisa, nejasan ugovor, izgubljen ključ ili “nestalo” vozilo. Doslednost je važnija od savršenstva – bolje i 80% redovno, nego 0% idealno.

Dnevni check-list Nedeljni check-list Odgovornosti

7. Kada zvati podršku, knjigovođu ili pravnika

Nemoj sve sam

Poslednji deo je kratak vodič kada je pametno da se ne mučiš sam, već da uključiš podršku Rentyx-a, svog knjigovođu ili pravnika sa kojim radiš. Cilj je da znaš kome se obraćaš za šta, da bi brže rešio problem i izbegao nepotreban rizik.

  • Kada je problem tehničke prirode (aplikacija, pristup, podaci).
  • Kada je pitanje vezano za fakturisanje i obračun.
  • Kada imaš spor sa klijentom oko ugovora ili štete.
7.1 Kada zvati Rentyx podršku

Rentyx podrška je tu za tehnička i praktična pitanja oko rada aplikacije. Kad god imaš osećaj “ovo sigurno može lakše”, verovatno možemo da pomognemo.

Tipične situacije za podršku
  • Ne možeš da se prijaviš ili ti ne stiže email za lozinku.
  • Ne vidiš vozilo, rezervaciju ili klijenta koji bi trebalo da postoji.
  • Nešto se ponaša “čudno” – greška na ekranu, neobična poruka, duplirani podaci.
  • Treba da prebaciš podatke iz starog sistema / Excel tabela u Rentyx.
  • Ne razumeš zašto neki deo aplikacije izgleda / radi baš tako (npr. statusi rezervacija).
Kako da nam pošalješ dobar tiket
  1. Napiši šta si hteo da uradiš
    (npr. “Hteo sam da izdam vozilo na 3 dana…”)
  2. Napiši na kom si ekranu
    (“Lista rezervacija”, “Nova rezervacija”, “Flota”…)
  3. Prepiši tačan tekst greške
    Ako možeš, uradi i screenshot ekrana.
  4. Napiši da li se problem ponavlja
    Na jednom vozilu / klijentu ili na svima.
Brza pomoć

Za tehnička pitanja uvek možeš da se javiš na administracija@rentyx.rs ili da otvoriš tiket iz aplikacije (meni Podrška). Što više konkretnih informacija pošalješ – brže možemo da pomognemo.

Tehnička podrška Problemi sa pristupom Padajuće greške
7.2 Kada zvati knjigovođu

Knjigovođa je zadužen za zakonski ispravan obračun: PDV, prihodi, rashodi, način knjiženja, izvještaje za državu. Rentyx pomaže da sve bude uredno evidentirano, ali ne donosi poreske odluke umesto knjigovođe.

Pitanja za knjigovođu
  • Kako se tačno knjiže prihodi od rentiranja vozila.
  • Da li se depozit vodi kao prihod, obaveza ili nešto treće.
  • Na koji način da vodite popuste, akcije, vaučere.
  • Kako tretirati dodatne troškove (kazne, štete, dodatne usluge).
  • Koje izveštaje iz Rentyx-a da mu redovno šaljete.
Kako da koristite Rentyx sa knjigovođom
  • Dogovorite jedan format (Excel/PDF) koji mu najviše odgovara i period (npr. 1x mesečno).
  • Napravite kratko uputstvo za zaposlene: šta moraju da popune u rezervaciji da bi knjigovođa imao sve što mu treba (status, plaćeno/neplaćeno, napomene).
  • Kada menjate način rada (npr. uvodite novi tip naknade), prvo se konsultujte sa knjigovođom, pa onda prilagodite rad u Rentyx-u.
Važno

Ako niste sigurni da li je neki račun, faktura ili način obračuna “po propisu” – uvek je to pitanje za knjigovođu, a ne za podršku aplikacije.

Fakture PDV Knjigovodstvo
7.3 Kada zvati pravnika

Pravnik (ili advokat sa kojim radite) je tu za ugovore, štete, sporove i zahtevne situacije sa klijentima. Rentyx može da pomogne da imate trag šta se desilo, ali ne zamenjuje pravni savet.

Situacije za pravnika
  • Klijent odbija da plati štetu, a iznos nije zanemarljiv.
  • Postoji sumnja da je vozilo namerno oštećeno ili zloupotrebljeno.
  • Klijent preti tužbom, inspekcijom ili traži nešto što vam ne deluje uobičajeno.
  • Planirate da menjate šablon ugovora ili uslove korišćenja.
  • Imate zahtev za brisanje podataka koji je sporan ili nejasan.
Kako da se pripremite za razgovor sa pravnikom
  1. Izvezite ili pripremite rezervaciju u Rentyx-u
    (ugovor, napomene, fotografije, istorija rezervacije).
  2. Sakupite komunikaciju sa klijentom
    (email, poruke, viber – koliko je moguće).
  3. Napišite kratku hronologiju – šta se kojim redom desilo.
  4. Postavite jasno pitanje – npr. “Da li imamo osnova da naplatimo ovu štetu i na koji način?”.
Napomena

Rentyx pomaže da imate urednu evidenciju, ali ne ulazi u tumačenje zakona. Za to je uvek nadležan vaš pravni savetnik.

Ugovori Štete Pravni rizik
7.4 Kratak rezime – ko je za šta

Ako niste sigurni kome da se obratite, možete da se vodite ovim jednostavnim pravilom:

  • Ne radi aplikacija / ne vidiš podatke / nešto “šteka” → javi se Rentyx podršci.
  • Pitanje kako nešto knjižiti, prijaviti, obračunati → zovi knjigovođu.
  • Spor sa klijentom, veća šteta, pretnje, ugovori → uključi pravnika.

Ne moraš sve sam da rešavaš – bolje je pitati na vreme, nego kasnije krpiti posledice.

Bezbednost Praksa Rent-a-car